آموزش اکسس - اشیاء

MS Access از "اشیاء" برای کمک به کاربر برای لیست کردن و سازماندهی اطلاعات، و همچنین تهیه گزارش‌های طراحی‌شده به صورت خاصی استفاده می‌کند. هنگامی که پایگاه داده‌ای ایجاد می‌کنید، Access به شما جداول (Tables)، پرس‌وجوها (Queries)، فرم‌ها (Forms)، گزارش‌ها (Reports)، ماکروها (Macros) و ماژول‌ها (Modules) را ارائه می‌دهد. پایگاه‌های داده در Access از بسیاری از اشیاء تشکیل شده‌اند، اما موارد زیر اشیاء اصلی هستند −

• جداول (Tables)
• پرس‌وجوها (Queries)
• فرم‌ها (Forms)
• گزارش‌ها (Reports)

این اشیاء به شما امکان می‌دهند تا داده‌های خود را وارد کنید، ذخیره کنید، تجزیه و تحلیل کنید و جمع‌آوری کنید. در زیر خلاصه‌ای از اشیاء اصلی در پایگاه داده‌ی Access آمده است؛

جدول (Table)

جدول یک object (شی) است که برای تعریف و ذخیره داده‌ها استفاده می‌شود. هنگامی که جدول جدیدی ایجاد می‌کنید، Access از شما می‌پرسد تا فیلدها را تعریف کنید که به طور معمول به عنوان سرصفحه‌های ستون شناخته می‌شوند.

• هر فیلد باید نام و نوع داده‌ای یکتا داشته باشد.

• جداول حاوی فیلدها یا ستون‌هایی هستند که انواع مختلف داده‌ها را ذخیره می‌کنند، مانند یک نام یا آدرس، و رکوردها یا سطرهایی که تمام اطلاعات یک نمونه خاص از موضوع را جمع‌آوری می‌کنند، مانند تمام اطلاعات یک مشتری یا کارمند و غیره.

• شما می‌توانید یک کلید اصلی تعریف کنید، یک یا چندین فیلد که برای هر رکورد مقدار یکتایی(منحصربفرد) دارند، همچنین یک یا چندین نمایه در هر جدول تعریف کنید تا بهتر داده‌های خود را بازیابی کنید.

پرس‌وجو (Query)

یک شی که نمایش دلخواهی از داده‌ها از یک یا چندین جدول فراهم می‌کند. پرس‌وجوها روشی برای جستجوی و تجمیع داده‌ها از یک یا چندین جدول هستند.

• اجرای یک پرس‌وجو مشابه پرسیدن یک سؤال از پایگاه داده است.

• وقتی در Access یک پرس‌وجو را ایجاد می‌کنید، شما شرایط جستجو خاصی را تعریف می‌کنید تا دقیقاً داده‌هایی که می‌خواهید را پیدا کنید.

• در Access می‌توانید از تسهیلات گرافیکی برای پرس‌وجو استفاده کنید یا می‌توانید دستورات زبان SQL را برای ایجاد پرس‌وجوهای خود بنویسید.

• می‌توانید پرس‌وجوها را برای انتخاب، به‌روزرسانی، درج یا حذف داده‌ها تعریف کنید.

• همچنین می‌توانید پرس‌وجوهایی را تعریف کنید که جداول جدیدی از داده‌ها در یک یا چندین جدول موجود ایجاد می‌کنند.

فرم (Form)

فرم یک شی در پایگاه داده‌ی دسکتاپی است که اصولاً برای ورود یا نمایش داده‌ها یا کنترل اجرای برنامه طراحی شده است. شما از فرم‌ها برای سفارشی‌سازی نمایش داده‌ها در برنامه‌ استفاده می کنید

• فرم‌ها (Forms) برای ورود، تغییر و مشاهده رکوردها استفاده می‌شوند.

• دلیل استفاده مکرر از فرم‌ها این است که آنها راهی آسان برای کمک به کاربر جهت درست وارد کردن داده‌ها هستند.

• زمانی که اطلاعات را در یک فرم در Access وارد می‌کنید، داده‌ها در یک یا چندین جدول مرتبط دقیقا در جایی قرار می گیرند که طراح پایگاه داده می‌خواهد 

گزارش (Report)

گزارش یک شی در پایگاه داده‌های دسکتاپی است که برای قالب‌بندی، محاسبه، چاپ و خلاصه‌سازی داده‌های انتخابی طراحی شده است.

• می‌توانید یک گزارش را قبل از چاپ آن در صفحه‌ی نمایش خود مشاهده کنید .

• اگر فرم‌ها برای اهداف ورودی هستند، گزارش‌ها برای خروجی هستند.

• هر چیزی که قصد چاپ آن را دارید، یک گزارش می باشد، صرف نظر از اینکه لیستی از نام‌ها و آدرس‌ها باشد، یک خلاصه مالی دوره‌ای، یا مجموعه‌ای از لیبل‌های پستی.

• گزارش‌ها به دلیل اینکه اجازه می‌دهند اجزای پایگاه داده را به یک قالب آسان برای خواندن ارائه دهید، مفید هستند.

• حتی می‌توانید ظاهر یک گزارش را سفارشی کنید تا از نظر ظاهری نیز جذاب باشد.

• Access به شما امکان ایجاد گزارش از هر جدول یا پرس‌وجو را ارائه می‌دهد.

سایر اشیاء MS Access

حالا به سایر اشیاء MS Access نگاهی بیندازیم.

ماکرو (Macro)

این اشیاء یک تعریف ساختاری از یک یا چندین عمل هستند که می‌خواهید Access در پاسخ به یک رویداد تعریف شده انجام دهد. یک ماکروی Access یک اسکریپت برای انجام کاری خاص است. به عنوان مثال، برای ایجاد یک دکمه‌ای که یک گزارش را باز می‌کند، می‌توانید از یک ماکرو استفاده کنید که عمل OpenReport را اجرا می‌کند.

• می‌توانید شرایط ساده را در ماکروها اضافه کنید تا مشخص کنید که هنگامی که یک یا چندین عمل در ماکرو انجام یا نشود.

• می‌توانید از ماکروها برای اجرای پرس‌وجوها، باز کردن جداول یا چاپ یا مشاهده گزارش‌ها استفاده کنید.

• همچنین می‌توانید از داخل ماکروها ،ماکروهای دیگر یا رویه‌های Visual Basic را اجرا کنید.

• ماکروهای داده می‌توانند مستقیماً به رویدادهای جدول اضافه شوند، مانند درج رکوردهای جدید، ویرایش رکوردهای موجود یا حذف رکوردها.

• ماکروهای داده در برنامه‌های وب همچنین اشیاء مستقل هستند که می‌توانند از ماکروها یا اشیاء ماکرو دیگر فراخوانی شوند.

ماژول (Module)

ماژول یک شی در پایگاه داده‌های دسکتاپی است که حاوی رویه‌های سفارشی است که با استفاده از Visual Basic کد می‌نویسید. ماژول‌ها یک جریان دقیق از عملیات ارائه می‌دهند و به شما اجازه می‌دهند خطاها را ضبط کنید.

• هر چیزی که در یک ماکرو انجام می‌شود، همچنین در یک ماژول قابل انجام است، اما واسط ماکرو ، در ماژول وجود ندارد.

• ماژول‌ها قدرتمندتر هستند و اگر قصد نوشتن کد برای محیط چندکاربره دارید، ضروری هستند، زیرا ماکروها نمی‌توانند شامل کنترل خطا باشند.

• ماژول‌ها می‌توانند اشیاء مستقلی باشند که شامل توابعی هستند که از هر کجا در برنامه‌ی شما فراخوانی می‌شوند، یا مستقیماً با یک فرم یا گزارش مرتبط ارتباط دارند تا به رویدادهای فرم یا گزارش مرتبط پاسخ دهند.