آموزش اکسس - ایجاد ارتباطات

 یکی از اهداف طراحی پایگاه داده ، حذف داده های تکراری  است

• به منظور رسیدن به این هدف، شما ممکن است داده‌هایتان را به چندین جدول مبتنی بر موضوع تقسیم کنیدتا هر مفهوم فقط یک بار درجداول   استفاده شود

• برای انجام این کار، همه فیلدهای مشترک که با یکدیگر مرتبط هستند، در یک جدول ترکیبی قرار می‌گیرند.

• برای انجام این مرحله به درستی، ابتدا باید روابط بین جداول خود را به دقت تحلیل کرده و سپس این ارتباطات را در پایگاه داده Access خود تعریف و مشخص کنید.

چرا ارتباطات جدولی ایجاد کنیم؟

ایجاد روابط جدولی در MS Access برای ایجاد شیء‌های دیگر پایگاه داده مانند فرم‌ها، پرسش‌ها، ماکروها و گزارش‌ها بسیار مهم است و دلایل گوناگونی برای این اقدام وجود دارد:

1. داده‌ها بهتر مدیریت می‌شوند: با تعریف روابط جدولی، می‌توانید داده‌های مرتبط را به صورت منظم و سازمان‌یافته مدیریت کنید. این کار باعث کاهش تکرار داده‌ها و افزایش دقت در ثبت و به‌روزرسانی اطلاعات می‌شود.

2. اجتناب از اشکالات داده: با استفاده از روابط، می‌توانید از ورود داده‌های نامعتبر به پایگاه داده جلوگیری کنید. این روابط می‌توانند محدودیت‌ها و قواعد اعتبارسنجی بر روی داده‌ها اعمال کنند.

3. اطلاعات به صورت  بهینه‌تر استفاده می‌شوند: با تعریف روابط، می‌توانید اطلاعات را به صورت دقیق‌تر و بهینه‌تر استفاده کنید. به عنوان مثال، می‌توانید پرسش‌های پیچیده‌تری را برای استخراج داده‌های مورد نیاز ایجاد کنید.

4. تغییرات ساختاری: اگر نیاز به تغییر در ساختار دیتابیس داشته باشید، تعریف روابط می‌تواند تغییرات را به سادگی و به صورت مدیریتی اعمال کند، بدون اینکه نیاز به تغییرات گسترده در کد‌ها یا اشیاء دیگر داشته باشید.

5. ایجاد گزارشات پیچیده: با روابط قوی، می‌توانید گزارشات پیچیده‌تری ایجاد کنید که اطلاعات از چندین جدول را ترکیب می‌کنند.

به طور کلی، استفاده از روابط جدولی در MS Access به بهبود سازمان‌دهی داده‌ها، دقت داده‌ها، و ایجاد اشیاء پایگاه داده کارآمدتر کمک می‌کند و به بهره‌وری و کیفیت داده‌های شما افزوده می‌شود.

استفاده از روابط جدولی در MS Access برای ادغام و کار با داده‌ها از چندین جدول:

-برای مدیریت رکوردها از چندین جدول، اغلب نیاز است که یک کوئری ایجاد کنید که جداول را ترکیب کند. این کوئری با تطابق مقادیر در فیلد کلید اصلی جدول اول با فیلد کلید خارجی در جدول دوم کار می‌کند.

-هنگام طراحی یک فرم یا گزارش در MS Access، نرم‌افزار از اطلاعاتی که از روابط جداولی که قبلاً تعریف کرده‌اید جمع‌آوری کرده استفاده می‌کند تا گزینه‌های اطلاعاتی را به شما ارائه دهد و تنظیمات ویژگی‌ها را با مقادیر پیش‌فرض مناسب پیش‌تنظیم کند.

-زمانی که یک پایگاه داده را طراحی می‌کنید، اطلاعات خود را در جداول مختلف ذخیره می‌کنید، هر یک دارای یک کلید اصلی هستند و سپس کلید‌های خارجی به جداول مرتبطی اضافه می‌کنید که به این کلیدهای اصلی ارجاع دهند.

-این جفت‌های کلید خارجی - کلید اصلی (key-primary key pairings) پایه‌ای برای تعریف روابط جدولی و انجام پرس‌وجوهای چندجدولی در پایگاه داده شما ایجاد می‌کنند.

حالا بیایید یک جدول دیگر به پایگاه داده‌تان اضافه کنیم و آن را با نام tblHRData به کمک Table Design (طراحی جدول) مانند تصویر زیر ایجاد کنیم.

روی نماد ذخیره (Save) مانند تصویر بالا کلیک کنید.

نام tblHRData به عنوان نام جدول وارد کنید و روی تایید (Ok) کلیک کنید.

جدول tblHRData اکنون با داده‌های آن ایجاد شده است.